fbpx
Jobbe i karantene? Tips til effektivt hjemmekontor

Jobbe i karantene? Tips til effektivt hjemmekontor

Nå i disse Korona-dager har andelen som benytter seg av hjemmekontor økt drastisk. Enten om det er fordi man sitter i karantene eller for å forebygge smittespredning på arbeidsplassen. Slik kan bedriften tilrettelegge for at ansatte kan ha effektivt hjemmekontor ved hjelp av Microsoft Teams.

Microsoft Teams er en del av Office 365 pakken og de fleste bedrifter har allerede Office integrert på alle ansattes maskiner. Det koster derfor ikke noe å benytte Teams dersom man for eksempel har Officepakken fra før. Ved hjelp av noen enkle steg kan hjemmekontoret bli like produktivt som kontoret og de ansatte kan fortsette å samhandle, selv i karantene.

Med Teams kan de ansatte chatte direkte med hverandre eller i grupper/kanaler. De kan holde gruppemøter med video, jobbe live i samme dokumenter, dele og arkivere filer, fordele oppgaver effektivt og få jobben gjort med sjekklister. Slik kommer dere i gang med effektivt hjemmekontor:

Les også: Skype for Business erstattes as Teams i 2020

Steg 1: Sørg for at alle ansatte har Teams

De ansatte kan selv installere Teams på få minutter. Se hvordan installere Teams på skrivebordet. Send gjerne artikkelen til alle ansatte på mail og be samtlige om å laste ned og slå på varsler slik at de får med seg det som skjer i bedriften. De logger seg enkelt på med sin Office bruker, samme passord som på e-post.

TIPS: Last ned Teams appen på mobil for å kunne jobbe på farten.

Steg 2: Opprett relevante kanaler

Lag noen relevante kanaler som de ansatte kan samhandle på, uansett om de sitter hjemme eller på kontoret. Typisk oppdeling av kanaler kan være:

  • Generelt, Salg&Marked, Drift, Kunder
  • Egen kanal for hvert prosjekt eller kunde
  • Egen kanal for hvert team som jobber sammen

Steg 3: Lag strukturerte faner

Hver kanal kan ha underkanaler, som igjen kan ha faner. Ved å lage et strukturert oppsett fra start vil de ansatte raskt finne frem til riktig verktøy og oppgaver.

jobbe hjemme i korona karantene - effektivt hjemmekontor for ansatte
Jobb enkelt i kanalene, markert med sirkel. Finn programmer i fanene, markert med firkant.

Steg 4: Tilpasse etter behov

Oppleves noe som rotete eller uoversiktlig? Det er bedre med for få kanaler enn for mange. Slett kanaler og faner som ikke blir brukt og vær konsekvent med å jobbe i Teams for å få full effekt, uansett om man har hjemmekontor eller ikke.

TIPS: Husk at man kan bruke søkefeltet øverst for å finne igjen filer og samtaler.

Vær konsekvent i bruken av Teams. Start fra i dag med å arbeide i dokumenter og filer i Teams slik at alle ansatte kan jobbe oppdatert og strukurert på samme arbeidsflate. For et effektivt hjemmekontor trenger man gode rutiner.

Dersom noen ansatte fortsetter å arbeide lokalt på egen PC eller kommunisere over e-post hemmer det produktiviteten til samtlige ansatte fordi arbeidsflyten blir ustrukturert. Man vil da få duplikater av innhold, mange versjoner av dokumenter og vanskeligheter med å finne igjen uformelle samtaler eller filer.

Lagrer man lokalt på egen PC risikerer man ikke minst å miste filene ved fks. en vannskade eller en PC krasj – noe man ungår med Teams i skyen. Da har man tilgang til alt på alle enheter så lenge man har internett.

Få hjelp med Microsoft Teams

Vi kan bistå med implementering, hvordan opprette kanaler, fikse problemer med tilkobling fra hjemmet eller gi god veiledning til hvordan tilrettelegge effektivt hjemmekontor for dine ansatte.

Ring oss på 55 34 66 40 eller send oss en e-post på support@microsky.no.

Vi har også laget en gratis e-bok om hvordan bli mer produktiv med Microsoft Teams både på jobb og fra hjemmekontoret. Der får du full oversikt over alle fordelene og hvilke integrasjoner man kan gjøre – mange av disse vil være essensielle for å lykkes med effektivt hjemmekontor.

Andre tips til effektivt hjemmekontor

  1. Gjør som vanlig
  2. Planlegg og hold deg til planen
  3. Fortsett å møtes digitalt

Oppreholde rutiner og struktur i hverdagen

Stå opp til samme tid som normalt, gjør som du pleier og hold hjulene i gang. Dusj, stell deg og spis god frokost. Rutiner er viktig for å holde oppe produktivtieten gjennom hele arbeidsdagen.

Sett på alarm for når du har pause og når du skal tilbake i arbeid. Det er lett å glemme tiden om man setter seg fremfor TV-en eller ser en serie på Netflix i lunsjpausen.

Planlegg alene og i felleskap med Planner

Starte dagen med å notere alle dine egne gjøremål i Office appen Planner. Planlegg så sammen med kollegaer hvilke oppgaver som må gjøres, hvordan det skal delegeres og når det skal være ferdig.

Få oppgvene direkte inn i kommunikasjonskanalen i Teams.

Spesifikke planners-lister kan legges som snarvei-fane på den relevante Teams-kanalen for raskere tilgang til gjøremålslisten. Legg eksempelvis salgs-planneren som fane i salgskanalen, slik at alle selgere enkelt kan jobbe i samme liste. Slik får alle et mer effektivt hjemmekontor.

Møter over video

Start gjerne dagen med en morgenkaffe eller spis lunsj sammen over video for å evaluere dagens fremgang og planlegge videre. Bruk gjerne Planner, appen nevnt over, som hjelpemiddel for å raskt gå gjennom hva som er ferdig og hva som har stagnert.

Microsoft Teams gjør videomøter enkelt.

Korte digitale samlingsstuder kan bidra til å holde fokus gjennom dagen. Avbrekk og nye inputs er viktig, spesielt når man sitter hjemme med forstyrrende elementer som TV og barn. Morgenmøte bidrar ikke minst til at alle kommer seg opp til riktig tid og får en knallstart på dagen!

LES OGSÅ: Derfor er Teams bedre enn Skype for Business

Lukk meny